Kirim email Cara mengirim email biasanya tergantung dari perangkat lunak yang digunakan, walaupun demikian secara umum caranya hampir sama. Dalam Microsoft Outlook, untuk mengirim email ada beberapa pilihan seperti pada menu di bawah ini: yaitu ada pilihan Tombol New: untuk menulis/mengirim email baru. Tombol Reply: untuk membalas email hanya kepada pengirim email yang tercantum dalam From: Tombol Reply to All: membalas email kepada setiap alamat email yang tercantum pada To: Tombol Forward: meneruskan email kepada seseorang. Catatan: biasanya yang sering terjadi abuse pada penggunaan perintah Reply dan Reply to All. Kebanyakan perangkat lunak pengirim email, setting by default adalah mengutip seluruh email yang di Reply atau Reply All, sehingga sering kita jumpai kutipan berulang-ulang yang tidak kita perlukan namun tetap disertakan. Merupakan sebuah keharusan dan etika dalam peremailan, bahwa sebelum mengirim email kita harus mencermati apa yang akan terkirim. Oleh karena itu, seseorang yang biasa melakukan forward maupun reply dengan menyertakan seluruh email sebelumnya tanpa diedit seperlunya, biasanya dianggap tidak mengenal etika bergaul melalui email. Kita perhatikan format email di bawah ini: Pada To: (To ...): dituliskan alamat email yang dituju. Jika kita gunakan perintah Reply to All, maka pada bagian ini akan muncul sejumlah alamat email yang dikirimi email oleh pengirim semula. Kita harus berhati-hati apakah memang seluruh alamat email tersebut perlu mendapatkan/membaca jawaban kita. Pada Cc: (Cc ...): dituliskan alamat email yang ingin kita tembusi. Ini fungsinya persis serupa dengan Tembusan: pada surat-surat formal seperti lazimnya kita terima di dunia nyata. Catatan: pada kasus Cc: (= carbon copy) alamat email yang kita tembusi di sini, akan terbaca/tampak oleh semua penerima email kita, baik yang tercantum pada To: maupun Cc:. Pada Bcc: (Bcc ...): dituliskan alamat email yang ingin kita tembusi. Perbedaannya dengan Cc: adalah alamat email yang kita tembusi di sini, tidak akan terbaca/tampak oleh penerima email kita, baik yang tercantum pada To: maupun Cc:. Catatan: Bcc: (= blind carbon copy) biasanya kita gunakan untuk memberikan tembusan kepada seseorang, namun kita ingin merahasiakan bahwa orang tersebut menerima tembusan dari kita. Pada Subject: dituliskan topik email yang ingin kita kirim. Pada Bagian (1): dituliskan isi dari email yang dikehendaki sesuai dengan subyek yang telah dijelaskan di atas. Pada Bagian (2): seperti dalam dunia nyata, pada bagian akhir dari surat biasanya kita bubuhkan tanda tangan kita. Dalam per-email-an juga dijumpai hal yang serupa, bagian ini biasanya disebut signature. Biasakan mencantumkan signature kita, karena ini bagian dari sopan-santun per-email-an. Gunakan signature sesuai dengan isi email: formal atau informal. Cara membuat dapat diikuti di sini. Pada Bagian (3): biasanya bagian kutipan akan diletakkan sesudah signature kita, walaupun hal ini bisa diatur melalui menu pada perangkat lunak pengirim email. Sebelum memejet tombol Send, sebaiknya dicermati terlebih dahulu alamat email yang tercantum pada To:, Cc:, dan Bcc: seperti yang disajikan di atas. Setelah semuanya sesuai dengan yang dikehendaki, baru tekan tombol Send. Khusus untuk Bcc: dan Reply to All tidak usah digunakan kalau kita tidak yakin kegunaannya.

oleh Ir. Djoko Luknanto, M.Sc., Ph.D. (Djoko Luknanto, Jack la Motta, Luke Skywalker) (Internet: http://luk.staff.ugm.ac.id/ak/, Intranet JTS FT UGM: http://luknanto.tsipil.ugm/ak/)

Sepuluh Tips/Etika Berkirim E-mail


1. jangan mengirimkan spam

Apapun alasannnya, mengirimkan spam akan menganggu orang lain. Spam yang
cenderung berisi iklan bisa dianalogikan apabila anda sedang makan malam
dengan kekasih anda tiba-tiba datang pengamen yang bersuara fales. Untuk
itu, apabila memang harus mengirimkan e-mail yang berisi promosi barang atau
usaha anda, pastikan anda mengirim ke orang-orang yang memang benar-benar
membutuhkan.

2. jangan mengirim hinaan

Ketika anda menulis untuk bisnis, jangan menghina. Apabila anda menulis
untuk menghina, jangan menulis. Artinya, apapun alasannya, jangan pernah
mengirimkan e-mail hanya untuk menghina seseorang. Lebih baik anda bertemu
langsung apabila ingin memaki seseorang, selain lebih hemat bandwidth, pulsa
telepon anda dapat terkontrol, anda pun bisa melanjutkannya dengan baku
hantam kalau memang diperlukan.

3. jangan menyiakan bandwidth

Hemat pangkal kaya. Coba anda perhatikan signature di setiap e-mail yang
anda terima. Kalau sudah lebih dari 3 baris, maka itu sudah termasuk yang
rajin menghabiskan bandwidth. Apalagi kalau ada signature yang berupa gambar
ASCII. Lebih baik dia membikin ISP sendiri. Atau apabila ternyata anda
sendiri yang memakai signature berlebihan, maka lebih baik anda segera
menyadari bahwa dunia (internet) bukan milik anda seorang.

4. jangan terlalu panjang

Jangan berpanjang-panjang kata apabila menulis pesan. Selain untuk keperluan
lomba membuat cerpen, lebih baik anda menulis seperlunya saja. Pesan-pesan
yang terlalu panjang dan bertele-tele malah akan membiaskan arti yang
sebenarnya diharapkan dimengerti oleh si penerima. Alih-alih penerima
mengerti, yang ada juga e-mail anda masuk ke trash.

5. jangan teriak di e-mail

Kalau anda menulis e-mail sambil berteriak-teriak sendiri, itu tidak
masalah. Toh paling yang terganggu adalah tetangga anda. tetapi teriak yang
dimaksud di sini adalah menggunakan huruf besar yang melebihi keperluan.
Orang akan menjadi cepat letih membaca tulisan yang huruf besarnya sangat
dominan.

6. jangan mengosongkan 'subject'

"Apalah arti sebuah nama", menurut Shakespeare. Ya mungkin waktu itu jumlah
orang hanya sedikit sehingga cukup dipanggil dengan 'eh', 'oii', atau dengan
tepukan tangan. Saat ini e-mail memerlukan subject yang jelas, sebagai nama
dari e-mail itu sendiri. Banyak sekali orang baru mau membaca sebuah e-mail
apabila subjectnya menarik. Jangan sekali-kali mengosongkan subject, karena
kebanyakan orang apabila mencari arsip e-mailnya, dia melakukan sortir
berdasarkan subject. Anda mengirim e-mail tanpa subject yang jelas, sama
saja anda mengendarai mobil tanpa SIM. Apabila tanpa subject sama sekali,
berarti anda mengendarai mobil tanpa mobil.

7. jangan menunjukkan perselisihan pribadi

Yang harus diperhatikan, e-mail bukanlah sasana tinju. Jangan menunjukkan
perselisihan anda atau rasa tidak anda terhadap sesuatu atau seseorang di
e-mail. Bisa jadi e-mail anda akan dicopy, lalu di posting di milis atau di
newsgroup. Lalu e-mail anda malah bisa jadi bumerang disuatu saat nanti
apabila dimanfaatkan secara salah oleh pihak lain. Jauhkan rahasia anda dari
e-mail.

8. jangan sembarang menggunakan bahasa

Perhatikan kepada siapa e-mail anda hendak ditujukan. Penggunaan tata
bahasa, idiom-idiom, humor dan lain-lain belum tentu cocok antara satu
individu dengan individu yang lain, antara satu budaya dengan budaya yang
lain. gunakan bahasa standard seperti bahasa Indonesia, bahasa Java atau
html.

9. jangan berpikiran pendek

Bacalah benar-benar e-mail yang anda terima. Setiap e-mail mungkin mempunyai
arti yang berbeda apabila anda baca benar-benar. Jangan cepat menyimpulkan
isi sebuah e-mail hanya dari subject atau dari hanya membaca satu kali. Dan
juga sangat dilarang menyimpulkan isi e-mail ketika e-mail itu sendiri belum
sampai ke anda.

10. hormatilah kerahasiaan

Berapa kekasih anda ? Berapa hutang anda ? Itu merupakan salah satu contoh
kerahasiaan yang harus dipegang teguh. Jangan pernah memberitahukan isi
e-mail rekan anda ke orang lain, apabila tidak seizin dan sepengetahuan
rekan anda tersebut. Alamat e-mail orang lain bisa jadi telah menjadi salah
satu rahasia atau privasi milik orang tersebut.